Teknik Manajemen Proyek

Setiap tugas yang memerlukan beberapa persiapan untuk mencapai hasil yang sukses, mungkin akan dilakukan dengan lebih baik dengan menggunakan metode manajemen proyek beberapa tempat dalam proses. Metode manajemen proyek dapat membantu dalam perencanaan dan pengelolaan segala macam tugas, terutama kegiatan yang kompleks.
Manajemen proyek ini terutama terkait dengan perencanaan dan mengelola perubahan dalam organisasi, tetapi proyek juga dapat menjadi sesuatu yang tidak berhubungan dengan bisnis - bahkan situasi domestik, seperti pindah rumah, atau perencanaan pernikahan.
Metode dan alat-alat manajemen proyek sehingga bisa berguna jauh lebih luas daripada orang beranggapan. Teknik manajemen proyek dan alat-alat perencanaan proyek yang berguna untuk setiap tugas di mana hasil yang berbeda yang mungkin - di mana risiko masalah dan kegagalan ada - dan sangat membutuhkan perencanaan dan menilai pilihan, dan mengatur kegiatan dan sumber daya untuk memberikan hasil yang sukses.
Dalam organisasi dan bisnis, manajemen proyek dapat peduli dengan apa pun, terutama memperkenalkan atau mengubah hal-hal, dalam setiap area atau fungsi, misalnya:

    * Orang, staf dan manajemen
    * Produk dan jasa
    * Material, manufaktur dan produksi
    * TI dan komunikasi
    * Tanaman, kendaraan, peralatan
Proses manajemen proyek:
1.    Setuju spesifikasi yang tepat untuk proyek ini - 'Kerangka Acuan'

Sering disebut "kerangka acuan" proyek, spesifikasi proyek harus menjadi deskripsi akurat tentang apa proyek ini bertujuan untuk mencapai, dan kriteria dan fleksibilitas yang terlibat, parameter, lingkup, jangkauan, output, sumber, peserta, anggaran dan rentang waktu ( waspadalah - lihat catatan di bawah rentang waktu tentang perencanaan).

Biasanya manajer proyek harus berkonsultasi dengan orang lain dan kemudian setuju spesifikasi proyek dengan atasan, atau dengan otoritas yang relevan. Spesifikasi bisa melibatkan beberapa draft sebelum disepakati. Sebuah spesifikasi proyek sangat penting dalam hal itu menciptakan akuntabilitas yang terukur untuk setiap orang yang ingin setiap saat untuk menilai bagaimana proyek yang sedang terjadi, atau kesuksesan pada penyelesaian. Proyek segi referensi juga memberikan disiplin yang penting dan kerangka kerja untuk menjaga proyek di trek, dan peduli dengan tujuan awal yang telah ditetapkan dan parameter. A benar dirumuskan dan spesifikasi proyek yang telah disepakati juga melindungi manajer proyek dari yang dimiliki untuk menjelaskan masalah yang berada di luar cakupan asli proyek atau di luar kendali manajer proyek

Ini adalah tahap untuk menyetujui kondisi khusus atau pengecualian dengan mereka yang berkuasa. Setelah Anda sudah menerbitkan kerangka acuan Anda telah membuat sebuah perusahaan yang sangat set harapan dengan mana Anda akan dinilai. Jadi jika Anda memiliki masalah, atau ingin menegosiasikan kembali, sekarang adalah waktu untuk melakukannya.

Sebuah template untuk spesifikasi proyek:
1.    Jelaskan tujuan, tujuan dan kiriman.
2.    Negara parameter (rentang waktu, anggaran, jangkauan, ruang lingkup, wilayah, otoritas).
3.    Negara orang-orang yang terlibat dan cara tim akan bekerja (frekuensi pertemuan, proses pengambilan keputusan).
4.    Membentuk 'break-poin' di mana untuk meninjau dan memeriksa kemajuan, dan bagaimana kemajuan dan hasil akan diukur.

2.    Rencana proyek - waktu, tim, kegiatan, sumber daya, keuangan - menggunakan alat-alat manajemen proyek yang sesuai.

Rencanakan berbagai tahapan kegiatan proyek. Bila memungkinkan (dan tentu saja di mana perlu) melibatkan tim Anda dalam perencanaan. Tips bermanfaat adalah untuk bekerja mundur dari tujuan akhir, mengidentifikasi semua hal yang perlu diletakkan di tempat dan dilakukan, dalam urutan terbalik. Selain itu, dari awal proyek telanjang, gunakan brainstorming (mencatat ide-ide dan titik secara acak - biasanya dengan tim proyek), untuk membantu mengumpulkan poin dan isu-isu dan untuk mengeksplorasi inovasi dan ide. fishbone diagram juga berguna untuk brainstorming dan mengidentifikasi faktor-faktor penyebab yang lain mungkin dilupakan. Untuk proyek yang kompleks, atau ketika Anda tidak mengalami masalah, melibatkan orang lain dalam proses brainstorming. Setelah itu pertanyaan menempatkan masalah dalam urutan yang benar, dan menjalin hubungan dan hubungan antara setiap masalah. Kompleks proyek akan memiliki sejumlah kegiatan yang berjalan secara paralel. Beberapa bagian dari proyek ini akan memerlukan bagian lain dari proyek akan selesai sebelum mereka dapat mulai atau kemajuan. bagian 'saling bergantung' seperti proyek perlu pertimbangan yang sangat hati-hati dan perencanaan. Beberapa proyek akan membutuhkan tahap kelayakan sebelum berakhirnya rencana rinci. Gantt Grafik dan Analisis Jalur Kritis Flow Diagram adalah dua alat yang biasa digunakan untuk perencanaan manajemen proyek rinci, memungkinkan penjadwalan, biaya dan manajemen anggaran dan keuangan lainnya, dan proyek dan pelaporan.

Proyek skala waktu dan biaya

Sebagian besar proyek datang terlambat - itu hanya cara itu - jadi jangan rencana skala waktu yang terlalu ambisius. Idealnya rencana untuk selip beberapa. Jika Anda telah diberi tenggat waktu tetap, rencana untuk memenuhi kebutuhan itu sebelumnya, dan bekerja kembali dari tanggal yang lebih awal. Membangun beberapa selip atau kelonggaran ke setiap fase proyek. Err pada sisi hati-hati di mana Anda bisa. Proyek yang slip kembali dan diserahkan terlambat, atau yang menjalankan lebih dari anggaran atau gagal untuk memenuhi persyaratan keuangan lainnya sering menimbulkan masalah yang signifikan.

Tim proyek

Bagian penting lainnya dari tahap perencanaan adalah memilih tim Anda. Perhatikan baik-baik, terutama jika Anda memiliki tim-anggota yang dikenakan pada Anda oleh singkat proyek. Memilih dan mendapatkan komitmen dari anggota tim terbaik - baik secara langsung bekerja, freelance, kontraktor, pemasok, konsultan atau mitra lainnya - adalah penting untuk kualitas proyek, dan kemudahan dengan yang Anda dapat mengelolanya. Umumnya mencoba untuk membangun tim Anda sesegera mungkin. Mengidentifikasi atau menunjuk satu atau dua orang bahkan selama syarat tahap referensi mungkin kadang-kadang. Menunjuk tim awal memaksimalkan kepemilikan dan membeli-in ke proyek, dan memaksimalkan apa yang mereka dapat berkontribusi. Tapi sangat waspada terhadap penunjukan orang sebelum Anda yakin seberapa baik mereka, dan tidak sampai mereka telah berkomitmen untuk proyek tersebut pada istilah yang mudah dimengerti dan diterima. Jangan membayangkan bahwa tim harus penuh anggota proyek dibayar dan resmi tim.

Untuk merencanakan dan mengelola proyek kompleks besar dengan berbagai paralel dan kegiatan tergantung Anda akan perlu untuk menyusun 'Analisis Jalur Kritis' dan spreadsheet di MS Excel atau setara. Path Analysis Critical akan menunjukkan urutan tugas harus dilakukan, dan kepentingan relatif dari tugas. Beberapa tugas dapat muncul kecil dan tidak berarti ketika mereka benar-benar mungkin sangat berpengaruh dalam memungkinkan kegiatan lebih besar untuk melanjutkan atau memberikan hasil terbaik. Sebuah bagan Gantt merupakan cara yang bermanfaat untuk menunjukkan blok kegiatan dari waktu ke waktu dan dengan biaya tertentu dan untuk mengelola proyek dan biaya di sepanjang jalan.

3.    Komunikasikan rencana proyek untuk tim proyek Anda - dan untuk setiap orang lain yang berkepentingan dan kelompok.

Ini memberikan dua tujuan: menginformasikan masyarakat apa yang terjadi, dan memperoleh dukungan perjanjian, penting dan komitmen. Jika proyek Anda adalah kompleks dan melibatkan sebuah tim, maka Anda harus melibatkan tim dalam proses perencanaan untuk memaksimalkan buy-in, kepemilikan, dan dengan demikian akuntabilitas. Proyek Anda juga akan mendapat keuntungan dari masukan dan konsultasi dari orang-orang yang relevan pada tahap awal.

Juga mempertimbangkan bagaimana cara terbaik untuk berkomunikasi tujuan dan pendekatan proyek Anda kepada orang lain dalam organisasi Anda dan jaringan yang lebih luas.

Keterlibatan dan komunikasi sangat penting untuk kerjasama dan dukungan. Gagal untuk berkomunikasi dengan orang (yang mungkin tidak memiliki masukan yang besar, tetapi kerjasama yang sangat penting) adalah alasan umum untuk membangkitkan kecurigaan dan keberatan, pembelaan atau perlawanan.

4.    Setuju dan tindakan mendelegasikan proyek.

Rencana Anda akan telah mengidentifikasi mereka yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan. Kegiatan harus sangat jelas digambarkan, termasuk semua parameter yang relevan, rentang waktu, biaya, dan kiriman. Gunakan akronim SMART untuk membantu Anda mendelegasikan tugas dengan benar. Lihat tips delegasi dan proses. Menggunakan metode delegasi yang tepat sangat penting untuk manajemen proyek yang melibatkan tim sukses. Ketika tugas didelegasikan gagal ini biasanya karena mereka belum dijelaskan secara jelas, setuju dengan orang lain, atau didukung dan diperiksa sementara dalam penyelesaian. Jadi menerbitkan rencana penuh ke semua dalam tim, dan mempertimbangkan dengan hati-hati cara untuk mendelegasikan tugas menengah-ke-jangka panjang dalam terang kemampuan anggota tim 'maju-perencanaan. proyek-proyek kompleks jangka panjang perlu direncanakan secara lebih rinci, dan hati-hati harus diambil dalam pendelegasian dan mendukung mereka.

5.    Mengelola dan memotivasi - menginformasikan, mendorong, memungkinkan tim proyek.

Mengelola tim dan kegiatan dalam rapat, berkomunikasi, mendukung, dan membantu dengan keputusan (tapi tidak membuat mereka untuk orang yang bisa membuat mereka sendiri). Salah satu tantangan besar bagi seorang manajer proyek adalah memutuskan berapa banyak kebebasan untuk memberikan untuk setiap kegiatan didelegasikan. parameter ketat dan banyak pemeriksaan diperlukan untuk orang-orang berpengalaman yang suka instruksi yang jelas, namun pendekatan ini adalah ciuman kematian kepada orang-orang yang berpengalaman, kewirausahaan dan kreatif. Mereka membutuhkan singkat yang lebih luas, lebih banyak kebebasan, dan memeriksa kurang. Mengelola orang-orang ini dengan hasil yang mereka dapatkan - bukan bagaimana mereka mendapatkannya. Berkomunikasi kemajuan dan keberhasilan secara teratur untuk semua orang. Berikan orang-orang dalam tim Anda pujian, terutama ketika seseorang tinggi mengungkapkan kepuasan - tidak pernah, tidak pernah menerima pujian diri sendiri. Sebaliknya - Anda harus mengambil disalahkan untuk sesuatu yang tidak beres - pernah 'dump' (masalah-masalah Anda atau tegangan) pada siapa pun dalam tim Anda.

6.    Periksa, mengukur, memantau, mengkaji kemajuan proyek - menyesuaikan rencana proyek, dan menginformasikan tim proyek dan lain-lain.

Periksa kemajuan kegiatan terhadap rencana. Review kinerja secara teratur dan pada titik ditetapkan review, dan mengkonfirmasikan validitas dan relevansi sisa dari rencana. Sesuaikan rencana jika perlu mengingat kinerja, keadaan berubah, dan informasi baru, tetapi tetap pada jalur dan dalam istilah aslinya acuan. Pastikan untuk menggunakan pengukuran transparan, pra-setuju ketika menilai kinerja. (Yang menunjukkan betapa pentingnya adalah memiliki langkah-langkah di tempat dan jelas disepakati sebelum tugas dimulai.) Mengidentifikasi, setuju dan mendelegasikan tindakan baru yang sesuai. Informasikan anggota tim dan mereka yang berwenang tentang perkembangan, jelas, ringkas dan tertulis. Rencana pertemuan tim review. Menempel pada sistem pemantauan Anda didirikan. Probe situasi nyata untuk mendapatkan fakta-fakta nyata dan angka. Analisa penyebab dan belajar dari kesalahan. Mengidentifikasi penasehat handal dan ahli dalam tim dan menggunakannya. Jauhkan berbicara dengan orang, dan membuat diri Anda tersedia bagi semua.

7.    Proyek Lengkap - review dan melaporkan kinerja proyek, memberikan pujian dan terima kasih kepada tim proyek.

Pada akhir proyek yang berhasil Anda mengadakan peninjauan dengan tim. Pastikan Anda memahami apa yang terjadi dan mengapa. Renungkan pada setiap kegagalan dan kesalahan positif, obyektif, dan tanpa mengalokasikan menyalahkan pribadi. Merefleksikan keberhasilan syukur dan realistis. Menulis laporan review, dan membuat pengamatan dan rekomendasi tentang tindak lanjut isu-isu dan prioritas - akan ada banyak.

8.    Proyek tindak lanjut - kereta api, dukungan, mengukur dan melaporkan hasil dan manfaat.

Hal ini khususnya terjadi di lingkungan sangat politis, dan / atau di mana manfaat proyek memiliki visibilitas yang relatif rendah dan makna kepada stakeholder (staf, pelanggan, investor, dll), terutama jika proyek tersebut juga memiliki biaya sangat tinggi, sebagai proyek TIK cenderung untuk melakukannya

Manajemen proyek hampir selalu melibatkan manajemen perubahan juga, di mana itu sangat penting untuk mempertimbangkan dampak dari proyek terhadap orang-orang yang harus menyesuaikan diri dengan perubahan. Sering ada membutuhkan pelatihan atau pendidikan. Ada hampir pasti menjadi perlu penjelasan, di mana untuk metode contohnya seperti briefing tim telah terbukti sangat berguna.