Responsibility Charts

Responsibility charts adalah teknik untuk mengidentifikasi area fungsional, kegiatan utama, dan decision points where ambiguities exist; differences can be titik keputusan dimana ambiguitas ada; perbedaan dapat dibawa ke tempat terbuka dan diselesaikan melalui usaha tim. Sebuah linear responsibility charts (LRC), atau dikenal sebagai responsibility assignment matriks (RAM), adalah jenis khusus dari matriks yang digunakan dalam manajemen proyek. Baris dari matriks daftar kegiatan yang akan dilakukan, sedangkan kolom disamping mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab untuk kegiatan itu.
Pendekatan ini memungkinkan manajemen untuk secara aktif berpartisipasi dalam proses sistematis penjelasan kegiatan, keputusan yang telah harus diselesaikan, dan untuk memperjelas tanggung jawab masing-masing bermain sehubungan dengan kegiatan-kegiatan dan keputusan.
Sebuah LRC dapat berguna tidak hanya untuk mengelola proyek-proyek individu, tetapi juga untuk menganalisa beban kerja dalam suatu organisasi. Selama reorganisasi, dapat membantu untuk memastikan bahwa tugas-tugas dasar tidak diabaikan. Bagan tanggung jawab linear membuat perbedaan yang jelas antara peran, atau pekerjaan judul, dan individu yang melakukan peran tersebut. Setiap proyek biasanya memiliki manajer proyek tunggal, tetapi mungkin ada banyak manajer proyek seperti dalam sebuah organisasi.
Sebuah LRC menyajikan gambaran dari formal, tanggung jawab wewenang dan akuntabilitasHal ini memungkinkan setiap orang dalam suatu organisasi, termasuk pendatang baru, untuk melihat "gambaran besar" dan menyediakan standar yang kemajuan dapat dipantau.
Manfaat Responsibility charts :
• Membantu tim kerja alam di charting peran dan tanggung jawab
• Membantu tim kerja alami dengan perkembangan pelaksanaan tool kits tool kit
• Mengklarifikasi individu / departemen peran dan tanggung jawab
• Mengidentifikasi akuntabilitas
• Menghilangkan kesalahpahaman, mendorong kerjasama tim
• Mengurangi duplikasi usaha
• Menetapkan "berkonsultasi" dan "menginformasikan" sehingga lebih baik komunikasi

Pedoman Responsibility charts :
1.    Ingat filosofi budaya baru ketika mendefinisikan peran dan tanggung jawab
o    Hilangkan "checker memeriksa dam"
o    Mendorong kerja sama tim
o    100% akurasi tidak selalu diperlukan
2.    Tempat akuntabilitas (A) dan tanggung jawab (R) pada tingkat yang paling dekat dengan tindakan atau pengetahuan
3.    Hanya ada satu pertanggungjawaban per kegiatan
4.    Otoritas harus menemani akuntabilitas
5.    Meminimalkan jumlah konsultan (C) dan menginformasikan (I)
6.    Semua peran dan tanggung jawab harus didokumentasikan dan dikomunikasikan

Tujuan Responsibility charts :
•    Mengidentifikasi individu dan tim peran dan hubungan timbal balik
•    Understand and clarify roles and expectations Memahami dan menjelaskan peran dan harapan
•    Improve accountability, delegation, communication and teamwork Meningkatkan akuntabilitas, delegasi, komunikasi dan kerjasama

Tiga elemen kunci dari Responsibility charts
-    Keputusan atau tugas
-    Stakeholder
-    Tingkat partisipasi masing-masing stakeholder dalam setiap keputusan tugas

Empat tingkat partisipasi yang membantu untuk mengidentifikasi peran dan hubungan timbal balik :
    A = Menyetujui (Signoff atau veto keputusan sebelum diimplementasikan, bertanggung jawab atas kualitas keputusan)
    R = Responsible (Ambil inisiatif, mengembangkan alternatif, menyediakan analisis, membuat rekomendasi awal, akuntabel jika tidak ada yang terjadi)
    C = Dikonsultasikan (dikonsultasikan sebelum keputusan namun tidak memiliki hak veto)
    I = Informasi (diberitahu keputusan sebelum pengumuman publik, perlu mengetahui hasilnya untuk tugas yang berhubungan / keputusan)
    DK = Tidak tahu!
    Blank = hubungan Tidak untuk keputusan atau tugas
Responsibility charts selesai dalam proses enam langkah:
1.    Pengantar rapat dilakukan untuk menginformasikan kunci dari tujuan dan persyaratan proses
2.    Keputusan dan daftar fungsi dikembangkan, dianalisa dan disusun menjadi daftar fungsi.
3.    Tanggung Jawab workshop dilakukan untuk menyepakati definisi fungsi dan untuk menetapkan kode-kode yang menggambarkan jenis partisipasi peran masing-masing akan memiliki terhadap fungsi masing-masing. Hasilnya adalah grafik tanggung jawab.
4.    Grafik tanggung jawab adalah didokumentasikan dan direproduksi untuk mendistribusikan ke semua . peserta dan organisasi.
5.    Komunikasi dan penguatan definisi peran baru dicapai melalui pertemuan dengan semua individu dan departemen terlibat.
6.    Tindak lanjut dilakukan untuk memastikan bahwa hubungan didefinisikan dalam proses ini adalah yang dipatuhi dan mendorong peserta untuk hidup peran.
Kegiatan Atau Keputusan Panduan Daftar :
•    jelas atau generik kegiatan Hindari, misalnya, "menghadiri pertemuan"
•    Setiap kegiatan atau keputusan harus dimulai dengan kata kerja tindakan yang baik. 
•    Ketika kata kerja tindakan menyiratkan penilaian atau suatu keputusan (misalnya, mengevaluasi, memantau, memeriksa review), menambahkan frasa untuk menunjukkan primer hasil.
•    Kegiatan atau keputusan harus singkat, ringkas dan berlaku untuk peran atau perlu, bukan untuk orang tertentu
Peran Distinction
Ada perbedaan antara peran dan mengidentifikasi orang-orang secara individu: peran adalah deskriptor dari terkait set tugas; dapat dilakukan oleh banyak orang, dan satu orang dapat melakukan banyak peranSebagai contoh, sebuah organisasi mungkin memiliki 10 orang yang bisa melakukan peran manajer proyek, meskipun proyek tradisional masing-masing hanya memiliki satu manajer proyek pada satu waktu, dan orang yang mampu melakukan peran manajer proyek juga mungkin dapat melakukan peran analis bisnis dan tester.
Format Responsibility charts






Matriks biasanya dibuat dengan sumbu vertikal (kolom kiri) tugas (misalnya, dari kerja rincian struktur WBS) atau kiriman (misalnya, dari struktur rincian produk PBS), dan sumbu horizontal (baris atas) peran (misalnya, dari bagan organisasi ) - seperti digambarkan dalam gambar dari suatu tugas tanggung jawab contoh (atau Raci) matriks.